Medan (UIN Sumut)
Esensi, nilai dan hakikat dari jabatan yang kita emban sebenarnya adalah pelayanan. Konsep pelayanan yang baik itu dimulai dari pemikiran, kemudian diturunkan menjadi rutininas, sikap, dipraktikkan maka akan menjadi budaya yang diterapkan untuk kemajuan.
Demikian disimpulkan dari arahan dan bimbingan Rektor Universitas Islam Negeri Sumatera Utara (UIN Sumut) Prof Dr Syahrin Harahap, MA melalui Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kelembagaan Prof Dr Hasan Asari, MA dalam acara Workshop Penyusunan SOP Pelayanan Terhadap Mahasiswa Internasional UIN Sumut yang digelar Pusat Layanan Internasioal UIN Sumut di Hotel Niagara Parapat Kabupaten Simalungun pada 22-25 Maret 2021.
“Pelayanan itu dimulai dari pemikiran, kita para pejabat lebel dua dan tiga di UIN Sumut, wakil rektor, dekan, wakil dekan, para kepala-kepala dan ketua lembaga itu kadang ‘menggoda’ dan di balik jabatan itu kita lupa bahwa hakikat dari jabatan kita itu adalah pelayanan,” ujar Prof Hasan.
Konsep pelayanan, jelasnya, khususnya dalam menjalankan dan memajukan kampus dimulai dari pikiran dan meyakinkan bahwa fungsi jabatan yang paling penting adalah melayani. Gagasan itu yang diharapkan dijadikan sikap, kemudian dirutinkan, dipraktikkan sambil dipikirkan. Maka lama-lama akan menjadi budaya dan tradisi, menjalankan pendidikan tinggi melekat dengan orientasi pelayanan.
Hal itu ia tegaskan terkait dengan materi workshop penyusunan SOP pelayanan mahasiswa internasional atau mahasiswa yang bukan warga negara Indonesia. Terkait standar operasional prosedur, jelasnya, ada beberapa hal penting yang harus dijalankan, yakni pola, waktu, petugas dan tempat. SOP juga bermakna kejelasan terhadap pelayanan.
Prof Hasan menjelaskan, pola SOP harus jelas, seperti alur dan awal serta akhir pelayanan. Kemudian waktu, terkait estimasi waktu, target penyelesaikan pelayanan dan punya perkiraan dengan tingkat akurasi tinggi. Lalu terkait petugas atau pegawai yang jelas dengan tugas-tugas pelayanan tertentu. Hal berikutnya terkait ruang atau tempat yang harus jelas dalam memberikan pelayanan akademik kepada mahasiswa. “Hasil atau ujung proses pelayanan, mempunyai rencana yang relatif baku untuk diterapkan. SOP juga disebut pedoman operasional baku,” tandasnya.
Pelayanan mahasiswa internasional
Dikatakan Prof Hasan, UIN Sumut kini memiliki 114 mahasiswa internasional atau mahasiswa asing, 15 di antaranya berasal dari Thailand dan sisanya berasal dari Malaysia. Terkait mahasiswa asing ini akan dibahas bagaimana pelayanan yang tepat sehingga berdampak pada kemajuan kampus. Gagasan world class university (WCU) ternyata harus dengan indikator tertentu.
Salah satunya dari aspek kemahasiswaan, standar WCU harus memiliki minimal 10 persen mahasiswa internasional dari jumlah mahasiswa. Mahasiswa UIN Sumut saat ini sekitar 30 ribu, maka setidaknya, untuk menuju WCU maka jumlah mahasiswa asing di kampus Islam negeri ini setidaknya sekitar 3.000. Mahasiswa luar negeri tersebut setidaknya berasal dari puluhan negara sehingga bisa dikatakan sebagai kampus kelas dunia.
Terkait hal tersebut, ditengarai oleh beberapa faktor, di antaranya terkait urbanisasi atau perpindahan manusia yang begitu cepat dan peredaran informasi dengan teknologi komunikasi yang juga begitu cepat. Potensi dan peluang ini dipercaya mempermudah upaya meraih prediket kampus internasional. Prof Hasan mengharapkan, dalam beberapa waktu ke depan, jumlah mahasiswa asing bisa ditingkatkan hingga empat kali lipat.
Prof Hasan menuturkan, jumlah mahasiswa asing di UIN Sumut menurun. “Jumlah mahasiswa internasional memang menurun drastis, menurun karena dua hal. Yakni terkait biaya SPP dan pelayanan yang dirasa belum begitu optimal. Oleh karena itu, melalui workshop penyusunan SOP ini, saya titipkan terkait SOP rekrutmen mahasiswa internasional,” pungkasnya.
Konsep itu, meneruskan rapat kerja pejabat UIN Sumut beberapa waktu lalu di Berastagi tentang penyusunan roadmap rekrutmen mahasiswa internasional. Ia mengharapkan, gagasan tersebut dapat segera dirampungkan dan disusun dalam dokumen yang rapi dan perlu dikolaborasikan.
Prof Hasan mencontohkan UIN Malang yang berani mengklaim sebagai kampus kelas dunia karena memenuhi kriteria kampus dengan mahasiswa yang berasal dari puluhan negara lain. Mereka pergi ke negara-negara tetangga untuk mempromosikan dan merekrut mahasiswa internasional agar berkuliah di Indonesia. Diharapkan, arahan Prof Hasan menjadi brain storming dan curahan gagasan untuk mengembangkan dan menyelesaikan SOP pelayanan terhadap mahasiswa internasional di UIN Sumut.
Ketua panitia workshop, Dr Ali Akbar Simbolon, MA menyampaikan ,workshop diikuti 60 peserta terdiri dari fungsional ahli madya dari tap fakultas, para wakil dekan bidang kemahasiswaan dan kerja sama tiap fakultas dan para kepala jurusan yang memiliki mahasiswa dari negara lain. Diharapkan, kegiatan tersebut juga menghasilkan output yang besar terkait dengan menghasilkan SOP pelayanan mahasiswa internasional.
Ia sampaikan apresiasi dan terima kasih kepada Rektor UIN Sumut atas dukungan terhadap program, begitu pula apresiasi kepada para panitia dan peserta yang bersama menyukseskan workshop tersebut. Kegiatan ini juga menghadirkan narasumber Kepala Kantor Urusan Internasional Universitas Sumatera Utara (USU) Dr Esther Sorta Mauli Nababan, MSc yang membawakan materi standard operating procedure pelayanan mahasiswa asing.(humas)
